Política de Privacidad

PREAMBULO

A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC., en el desarrollo de su objeto social, podrá acceder a información de especial protección y regulación normativa. Dicho acceso y recolección se realizará exclusivamente para dar cumplimiento a una relación de carácter comercial o laboral; en consecuencia, A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC; se acoge a las disposiciones generales contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y sus normas y directrices complementarias. Por lo anterior, el presente documento expone las políticas de tratamiento de datos personales y las hace extensivas a todas las personas que trabajan a su servicio o aquellas que tienen algún tipo de relación comercial tales como proveedores, accionistas, acreedores, entre otros.

La dirección general de A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC. se compromete a generar cultura de protección de datos personales y velar porque en la compañía se dé cumplimiento a las normas relacionadas con los mismos.

1. DATOS GENERALES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

NOMBRE: A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC

NIT: 900.425.980-2

DOMICILIO: Con Villas de Guadalquivir Casa 6 Floridablanca – Santander

TELÉFONO: 3143671841

PÁGINA WEB: aiatic.solutions

CORREO ELECTRÓNICO: info@aiatic.com

2. FINALIDAD Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC, en el desarrollo de su objeto social y sus relaciones con terceros entiéndase por estos clientes, empleados, proveedores, acreedores, aliados, entre otros, recolectará información que estará sujeta a la aplicación de la presente política, previa autorización por parte de los titulares de la información.

Los datos personales recolectados serán aquellos pertinentes y adecuados para la vinculación o continuación de la relación con A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC. y en términos generales se recolectarán para el desarrollo de actividades comerciales, laborales, legales, entre otras, dentro de las que se encuentran:

1. 1. Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo, ventas y estadísticos.
  2. Realizar campañas promocionales de marketing y publicidad.
  3. Evaluar la calidad de productos o servicios.
  4. Búsqueda de conocimiento más cercano de sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
  5. Transmitir, mediante publicación en la web, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o eventos.

En relación con lo anterior, A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC. podrá ejecutar las siguientes acciones:

1. 1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
  2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
  3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
  4. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
  5. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

El responsable y/o el Encargado del tratamiento harán uso de los datos única y exclusivamente para la finalidad que le ha sido informada al Titular de Datos Personales. Por ningún motivo se podrá utilizar medios engañosos o fraudulentos para realizar tratamiento de datos, y en los casos en que el uso se haya definido como temporal, la información sólo podrá utilizarse durante el lapso que sea necesario para el objetivo por el cual fue solicitada.

3. AUTORIZACIÓN DE USO DE DATOS Y POLITICA DE TRATAMIENTO

De conformidad con este documento, cuando el titular entregue datos personales; estos se encontrarán sujetos a la aplicación de la misma, siempre de conformidad con las disposiciones legales que rigen la materia y de conformidad con la finalidad informada al momento de la recolección.

La autorización podrá constar en cualquier medio; bien sea un documento físico, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, tecnológicas y desarrollos de seguridad informática.

NO se necesitará autorización en los siguientes casos:

1. 1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  2. Datos de naturaleza pública;
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria;
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.v

1. 1. Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo, ventas y estadísticos.
  2. Realizar campañas promocionales de marketing y publicidad.
  3. Evaluar la calidad de productos o servicios.
  4. Búsqueda de conocimiento más cercano de sus clientes, proveedores, empleados y terceros vinculados.
  5. Transmitir, mediante publicación en la web, correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, – vía mensajes de texto (SMS y/o MMS), información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o promociones, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o eventos.

En relación con lo anterior, A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC. podrá ejecutar las siguientes acciones:

1. 1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley y en los formatos que para cada caso estime convenientes.
  2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos.
  3. Efectuar investigaciones, comparar, verificar y validar los datos que obtenga en debida forma con centrales de riesgo crediticio con las cuales se tengan relaciones comerciales.
  4. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga.
  5. Transferir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES

Del derecho al acceso y consulta.

A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC garantiza a los titulares de la información el derecho de acceso y consulta de conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios, previa debida acreditación como titular, representación y/o legitimidad; poniendo a su disposición de forma gratuita los datos personales objeto de tratamiento, dentro de los límites establecidos en el artículo 21 incisos segundo y tercero.

Del derecho de rectificación y consulta.

A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC se obliga a rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información que, a consideración del mismo, sea incompleta, incorrecta o inexacta parcial o totalmente, previa verificación y viabilidad de la solicitud; para tal efecto, A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC revisará que el titular informe las correcciones a realizar y aporte la documentación que sustente dicha solicitud.

Del derecho a la supresión de datos.

Los titulares de datos personales tienen el derecho a solicitar a A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC la supresión de sus datos personales contenidos en las bases de datos; siempre y cuando dichos datos no sean de naturaleza públicos según lo señalado en la ley, esto es, aquellos relativos a su estado civil, profesión u oficio, calidad de comerciante, servidor público, entre otros.

No obstante, lo anterior, el derecho a la supresión no es un derecho absoluto, por lo cual, A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC podrá negar o limitar el ejercicio del mismo en los siguientes eventos:

1. 1. El titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La supresión de los datos obstaculice actuaciones judiciales, administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, parafiscales y la investigación de delitos.
  3. Los datos personales tanto del titular como de sus hijos menores, sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados, para realizar una función del interés público, o para cumplir una obligación legalmente adquirida por el titular.
  4. Los datos sean de naturaleza pública según lo dispuesto en el artículo 3 numeral 2 del Decreto 1377 de 2013.

Del derecho a revocar la autorización:

Las personas naturales titulares de datos personales, podrán revocar en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento de estos, siempre y cuando, no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC dispone de mecanismos sencillos y gratuitos para revocar su consentimiento.

En los eventos que sea procedente la revocatoria de la autorización, se resolverá bajo las siguientes modalidades:

1. 1. Total: Sobre la totalidad de las finalidades autorizadas, esto es, que A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC deberá dejar de tratar por completo los datos del titular de datos personales.
  2. Parcial: Sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o estudio de mercados. En ese evento, A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC, deberá suspender parcialmente el tratamiento y se mantendrá entonces otros fines autorizados por el titular.

Al igual que la supresión de datos, la revocatoria de la autorización tampoco es un derecho absoluto, y A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC como responsable del tratamiento de datos personales, podrá negar o limitar el ejercicio del mismo, cuando:

1. 1. El titular de los datos tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La revocatoria de la autorización del tratamiento obstaculice actuaciones judiciales, administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, parafiscales y la investigación de delitos,
  3. Los datos personales tanto del titular como de sus hijos menores, sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados, para realizar una función del interés público, o para cumplir una obligación legalmente adquirida por el titular.
  4. Los datos sean de naturaleza pública según lo dispuesto en el artículo 3 numeral 2 del Decreto 1377 de 2013.

ESTOS DERECHOS PODRÁN SER EJERCIDOS POR:

1. 1. El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
  2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
  3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  4. Por estipulación a favor de otro o para otro.

5. PROTECCION DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES

En atención a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC. asegura que el Tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respectando sus derechos, y en todo caso deberá contar con la autorización previa, expresa e informada del padre o la madre o del representante legal de la niña, niño o adolescente.

6. ÁREA RESPONSABLE EN A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S BIC DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

A efectos de que los titulares de datos personales, sus representantes legales, apoderados o herederos, todos estos debidamente acreditados, ejerzan los derechos a los que se refiere la Ley 1581 de 2012 y demás normas concordantes, y en general para la atención de P.Q.R. asociadas a los datos personales, hemos establecido ÚNICAMENTE TRES (3) canales de comunicación a saber: El correo electrónico info@aiatic.com, a través de nuestra página web aiatic.solutions vínculo Formulario de Contacto o mediante comunicación escrita remitida a la dirección Con Villas de Guadalquivir Casa 6 Floridablanca – Santander (Colombia)

El área responsable de dar trámite a las consultas o reclamos y en general frente a la atención del titular con ocasión a la aplicación y vigencia del presente política es el Director Legal (CLO)

7. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN

CONSULTAS

Requisitos para la atención de consultas.

1. 1. Se debe enviar una comunicación física o electrónica, la cual deberá contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono de notificación; para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación si es del caso.
  2. Para ejercer la consulta por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podría formularla a través del correo electrónico info@aiatic.com o través de nuestra página web www.aiatic.com vínculo Formulario de Contacto, adjuntando la información anteriormente señalada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicarla en la siguiente dirección Con Villas de Guadalquivir Casa 6 Floridablanca – Santander (Colombia), adjuntando la información anteriormente señalada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho deberá; en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud, cualquiera que sea el medio utilizado.

Términos para la atención de consultas

Independiente del mecanismo utilizado por el titular para la solicitud de consulta; estas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles, contados a partir de su fecha de recibo. En el evento en el que una solicitud de consulta no pueda ser atendida dentro del término antes señalado, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo las razones por las cuales no se ha dado respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el consultante no aporta los documentos ni cumple con los requisitos establecidos con anterioridad, se le requerirá dentro de los dos días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la solicitud.

RECLAMOS

El titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de rectificación, actualización, supresión, revocatoria de autorización o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquier de los deberes contenidos en la normatividad sobre protección de datos personales, podrán presentar un reclamo ante el responsable del tratamiento.

Requisitos para la atención de reclamos, rectificaciones, actualización o supresión de datos.

1. 1. Se debe enviar una comunicación física o electrónica, la cual deberá contener como mínimo fecha de solicitud, fotocopia del documento de identificación, dirección de contacto (física o electrónica) y teléfono de notificación, para el representante del titular, documento autenticado que acredite la representación si es del caso.
  2. Para ejercer el reclamo por medio electrónico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podría formularla a través de las direcciones aquí expresadas, adjuntando la información anteriormente señalada. adjuntando la información anteriormente señalada.
  3. Para ejercer este derecho por medio físico, el titular, su causahabiente, tercero autorizado o apoderado podrá radicarla en la dirección aquí suministrada, adjuntando la información anteriormente señalada.
  4. La persona interesada en ejercer este derecho, deberá en todo caso, utilizar un medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud; cualquiera que sea el medio utilizado.
  5. En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales, el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

El reclamo lo podrá presentar el titular teniendo en cuenta la siguiente información señalada en el artículo 15 de la ley 1581 de 2012 y las presentes reglas:

1. 1. Si el reclamo estuviere incompleto, el titular lo puede completar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Reglas especiales para la Supresión.

El titular de datos personales tiene el derecho, en todo momento a solicitar a A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S., la supresión de sus datos cuando:

1. 1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Reglas especiales para la revocatoria de autorización.

Todo titular de datos personales puede revocar, en cualquier momento, el consentimiento al tratamiento siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocatoria de la autorización puede darse: La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades autorizadas, esto es, que A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S. deberá dejar de tratar por completo los datos del titular de datos personales; la segunda, sobre ciertas finalidades consentidas como por ejemplo para fines publicitarios o estudio de mercados. En ese evento, A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S., deberá suspender parcialmente el tratamiento y se mantendrá entonces otros fines autorizados por el titular.

Términos para la atención de reclamos.

El término máximo para atenderlo será de quince (15) días hábiles, contados a partir de su fecha de recibo. Cuando no fuera posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento del plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, el cual en ningún caso podrá superar los ochos (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Si el reclamante no aporta los documentos ni cumple con los requisitos establecidos con anterioridad, se le requerirá dentro de los dos días hábiles siguientes al recibo de la solicitud, para que dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la solicitud, subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el reclamante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

8. VIGENCIA

A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S. BIC podrá modificar los términos y condiciones de la presente política, al igual que los procedimientos que adoptará para el cumplimiento de la misma, dentro del compromiso de la organización en el acatamiento de las disposiciones legales vigentes.

El presente documento se encontrará vigente a partir de 01 de Junio de 2023 y de manera indefinida; salvo que se realice una modificación, la cual será debidamente divulgada en la página web de A&A SOLUCIONES – TIC S.A.S. BIC

La presente política fue revisada y aprobada el 12 de mayo de 2023